Zákonné lhůty pro archivaci dokladů v SVJ

1.11.2021, Mgr. Adriana Kvítková, Zdroj: Verlag Dashöfer

Agenda společenství vlastníků není malá, mění se bankovní ústavy, dodavatelé elektřiny a plynu, uzavírají smlouvy o dílo, dohody o provedení práce, kupí se doklady o pravidelných revizích a především účetní doklady. Níže rámcově přibližujeme zákonné lhůty pro archivaci dokumentů v SVJ, podmínky jejich skartace či digitalizace.

Povinnost archivace dokumentů a tzv. skartační lhůty jsou upraveny v několika různých právních předpisech, a to v závislosti na účelu, ke kterému jsou jednotlivé dokumenty uchovávány. Neexistuje tedy jeden právní předpis, který by uvedenou tematiku upravoval všeobecně. Doporučujeme proto, řídit se základním pravidlem – v případě, že jsou dokumenty uchovávány k několika účelům, skartační lhůty se řídí podle té, která je v právních předpisech stanovena jako nejdelší.

 NahoruÚčetní doklady

Okruh účetních dokladů (měsíční závěrky, účetní doklady, pokladní doklady, bankovní výpisy) je upraven v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále „zákon o účetnictví“ nebo jen ZÚČ), konkrétně v ust. § 31 odst. 2, který upravuje některé skartační lhůty, např. pro účetní závěrku a výroční zprávu, které je nezbytné archivovat po dobu deseti let od konce účetního období, kterého se týkají, dále pro účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány apod. po dobu pěti let od konce účetního období, kterého se týkají, atp. V případě, že by uvedené dokumenty měly být použity i k jiným účelům (např. pro účely trestního, správního či občanského řízení), archivační lhůta by mohla být i delší.

 NahoruDohody o provedení práce

V okruhu dohod o provedení práce je pak nezbytné počítat s delšími lhůtami pro uchovávání, a to s ohledem na zákon č. 589/1992 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o organizaci“), který např. u mzdových listů nebo účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění stanoví povinnost tyto dokumenty uchovávat až po dobu třiceti kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

 NahoruVyúčtování služeb

V případě okruhu vyúčtování služeb spojených s bydlením je nutno archivaci a skartaci zvažovat s ohledem na účel, ke kterému jsou tyto dokumenty uchovávány. Pro případ…