Proces mezi schválením a podpisem smlouvy o
realizaci projektu (případová studie regionálních operačních programů)
Ve
všech případech regionálních operačních programů je Smlouva o poskytnutí dotace
uzavírána mezi příjemcem a Řídícím orgánem na základě vydání Rozhodnutí o přiznání
dotace ze strany Regionální rady příslušného regionu soudržnosti. Jelikož
realizace projektu vzniká až po schválení projektu v hodnotícím procesu a
podpisu Smlouvy o realizaci projektu, je nutné si dávat pozor na některé
nezbytné kroky, které podpisu smlouvy předcházejí. O konečném výběru projektů
rozhoduje Výbor Regionální rady. Děje se tak na základě připravené zprávy na řádném
zasedání Výboru, která obsahuje projekty, jež úspěšně prošly kontrolou
formálních náležitostí, kontrolou přijatelnosti a bodovým hodnocením. Ve zprávě
jsou projekty seřazeny podle získaného bodového ohodnocení, a to od projektu s
největším počtem bodů po nejmenší (tzv. short list). Podpořeny pak mohou být ty
projekty, jejichž finanční požadavky odpovídají stanovené finanční alokaci ve
výzvě. Jednoduše řečeno - podpořeny jsou projekty s nejvyšším bodovým hodnocením,
na které „vyjde“ finanční alokace.
Výhodou je, že zasedání Výboru Regionální rady bývají veřejná,
proto každý předkladatel projektu může být jednání přítomen!
Jakmile
dojde k výběru projektů, tedy po zasedání Výboru Regionální rady a schválení
zápisu z tohoto jednání, dostane předkladatel projektu vyrozumění. Vyrozumění o
schválení projektu je prováděno dvěma způsoby:
1. Neoficiální cestou - formou e-mailu, zprávu, že projekt byl doporučen
k financování. Tato informace obsahuje dopis, ve kterém je žadatel vyzván k dalším
krokům. Součástí dopisu bývají i přílohy (např. vzor smlouvy, doporučení k
úpravě rozpočtu, indikátorů, změn projektu apod.) a vzory formulářů, které musí
žadatel znovu doložit. E-mailové vyrozumění dostane doručena kontaktní osoba,
kterou si žadatel zvolil a zadal v elektronické žádosti BENEFIT 7.
2. Oficiální cestou - dopis, který je podepsán předsedou Výboru
Regionální rady. Tento dopis je totožný s e-mailovou formou, nicméně je zde především
vedena časová alokace. Tedy dokdy musí být řádně odevzdány další požadované přílohy.
Oficiální dopis je směrován na adresu statutárního zástupce žadatele. Je
však nutné, aby se i tento oficiální dopis dostal do rukou kontaktní osobě/manažerovi
projektu, aby mohl konat příslušné kroky s časovým odstupem!
KROK
1 - Doložení povinných příloh ke Smlouvě
Předtím,
než je vlastní smlouva uzavřena, je nutné dodat příslušnému úřadu Regionální
rady několik důležitých příloh. Tyto přílohy se později stanou nedílnou součástí
Smlouvy. Pro názornou ukázku si uvedeme jen ty nejdůležitější.
1. Originál čestného prohlášení o bezdlužnosti vůči veřejné správě a
zdravotním pojišťovnám a o tom, že na schválený projekt žadatel nečerpá jiné veřejné
prostředky.
2. Smlouva o vedení zvláštního
účtu / podúčtu projektu.
3. Rozpočet projektu.
4. Smlouva/smlouvy o
partnerství.
5. Dokumentace k dokončeným
výběrovým řízením.
6. Stavební povolení s
vyznačením nabytí právní moci, včetně kompletní příslušné projektové
dokumentace.
Některé přílohy se liší podle typu projektů (investiční x
neinvestiční) a dle charakteru dotačního titulu. Proto je nutné pečlivě pročíst
Rozhodnutí o přiznání dotace a striktně se řídit těmito pokyny!
ad
1) Originál čestného prohlášení - většinou s dopisem o přiznání
dotace dostanete i vzor takového čestného prohlášení. Pokud jste vzor neobdrželi,
je nutné se informovat u zprostředkujícího subjektu, zdali nějaký vzor
existuje. Pokud ano, jsou povinni vám jej poskytnout. Dobře si jej před
podpisem přečtěte, abyste věděli, k čemu se zavazujete! Pokud však vzor
neexistuje, je dobré se přesto poradit s pracovníky zprostředkujícího subjektu,
co vše musí čestné prohlášení obsahovat. Důležité je na nic nezapomenout
a nezahrnovat zbytečně nezbytné!
ad
2) Smlouva o vedení zvláštního účtu/podúčtu projektu - Nejpozději
před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace žadatel musí předložit smlouvu o zřízení
zvláštního účtu/podúčtu projektu, který bude používat pouze pro příjmy a výdaje
spojené s realizací projektu. Pokud bude mít příjemce více projektů předložených
v rámci ROPů, může využít pro všechny tyto projekty jeden společný účet. POZOR
Platí to pouze u projektů realizovaných v rámci jednoho regionu soudržnosti! Účet/podúčet
může být založen u kterékoli komerční banky, musí být veden v korunách a musí k
němu být vydávány vlastní výpisy. Smlouva je většinou dokládána v originále
nebo v ověřené kopii, v jednom pare. Pozor na to, že některé ROPy vyžadují
striktně zřízení samostatného účtu, jindy zase můžete využít váš účet, ke
kterému zřídíte pouze podúčet. Dobré je také vědět, že náklady spojené s
vedením účtu, jsou uznatelné náklady, lze je tedy uplatňovat v rámci výdajů
projektu!
ad
3) Rozpočet projektu - Podrobný rozpočet projektu podrobně
specifikuje údaje uváděné na příslušných listech žádosti o poskytnutí dotace (v
BENEFITU) a musí obsahovat úplný výčet všech způsobilých a nezpůsobilých výdajů
projektu a jeho údaje a součty musí souhlasit s údaji v žádosti. U investičních
projektů bývá podrobný položkový rozpočet součástí stavební dokumentace a není
problém jej doložit. Pozor na to, že i rozpočet od projektanta musíte „obohatit“
dalšími položkami, jako např. položkou “jiné výdaje (publicita, náklady na
vedení účtu, příp. audit). Je-li tedy předmětem projektu stavba, přiloží žadatel
(v tištěné podobě i elektronicky) položkový rozpočet stavební části zpracovaný
v předepsaném rozpočtovém programu/formátu. Přiloženy musí být i podrobné rozpočty
dalších aktivit projektu (vybavení, nákup technologií, SW, mzdové náklady (výše
mezd, které jsou příjemcem nárokovány jako způsobilý výdaj, musí být přiměřené,
tj. musí odpovídat výši mezd/platů v oboru, místě a čase obvyklých 1) apod.). Dále musíte uvést způsob odvození výsledné hodnoty položky rozpočtu,
tj. měrné jednotky, jednotkovou cenu a počet jednotek u všech relevantních položek.
Zároveň jste povineni uvést i jednotlivé podpoložky a jejich rozpočtové ceny,
například, že projektová dokumentace zahrnuje studii proveditelnosti,
dokumentaci k územnímu řízení atd. Odvození může být uvedeno například ve
studii proveditelnosti, v rozpočtu pak bude jen odkaz, kde se odvození nachází.
U novostaveb, nástaveb, přístaveb a obdobných staveb žadatel uvádí i
agregovanou cenu za m3, m2, případně m, včetně výpočtu měrných
jednotek.
U
neinvestičních projektů je dobré využít strukturu rozpočtu v BENEFITu, nicméně
nesmíte zapomenout na to, že musíte rozpočet předložit zvlášť jako samostatnou
přílohu! Zase dle typů oblastí podpor ROPů se mohou rozpočty lisit podle
konkrétního zaměření.
ad
4) Smlouva/smlouvy o partnerství - Pokud jste deklarovali v žádosti
BENEFIT partnerství, určitě jste přikládali jako jednu z povinných příloh tzv.
Prohlášení o partnerství/Dohodu o partnerství. Některé ROPy (např.
Severovýchod) již vyžadují v době předložení žádostí konkrétní Smlouvu s partnerem.
Opět je nutné se řídit pokyny uvedené v Příručce pro žadatele. Pokud však stačí
k podání žádosti prohlášení, budete po schválení projektu vyzvání, abyste doložili
již konkrétní Smlouvu s partnerem. Některé dotační tituly mají své vzory smluv,
jinde si jej můžete upravit dle svých zvyklostí. Je nutné však mít na paměti, že
partnerství je jedním ze základních principů politiky soudržnosti, a proto se
také sleduje plnění uzavřených smluv. Pokud máte v projektu více partnerů,
musíte doložit smlouvu za každého partnera zvlášť. Ještě jedno upozornění - za
partnera projektu nelze v žádném případě považovat dodavatelskou firmu!
ad
5) Dokumentace k dokončeným výběrovým řízením - jedním z
uznatelných výdajů projektu jsou výdaje na výběrová řízení. Protože u některých
dotačních titulů v ROPech můžete vynakládat výdaje ještě před datem podání žádosti,
je dobré vědět, že následně musíte doložit, o jaký výdaj se jednalo. Jedinou
podmínkou je, že výdaj musí být uskutečněný po 1.1.2007, tedy po začátku
programovacího období! Jestliže jste realizovali výběrové řízení
dříve před podáním žádosti (což dotační podmínky umožňují), případně po podání žádosti,
ale před podepsáním vlastní Smlouvy o realizaci projektu, jste povinni nejpozději
před podpisem vlastní Smlouvy doložit veškerou dokumentaci k ukončeným výběrovým
řízením. Vše se týká i případu, pokud již máte s vybraným uchazečem uzavřenou
smlouvu.
V
obou případech jste povinni předložit veškerou dokumentaci o veřejné zakázce
(stačí v kopii). Dokumentací o veřejné zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů
v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení,
popř. po jeho ukončení, vyžaduje zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách,
ve znění pozdějších předpisů, nebo Pokyny o zadávání veřejných zakázek příslušného
ROPu.
Zejména
je nutné doložit:
- výzvy
k podání nabídky (včetně dokladu o doručení vyzvaným uchazečům),
- zadávací dokumentaci,
- dokument dokládající
uveřejnění výzvy k podání nabídek,
- úplné znění podaných
nabídek,
- ustanovení hodnotící
komise, popř. komise pro otevírání obálek,
- protokol o otevírání
obálek, protokol o jednání hodnotící komise, popř. zpráva o posouzení a
hodnocení nabídek,
- rozhodnutí zadavatele o
výběru nejvhodnější nabídky,
- smlouvu s vybraným
dodavatelem.
U
dokumentů, jež jsou v rámci zadávacího řízení doručovány uchazečům, je třeba
také připojit kopii dokladu o doručení. Dobré je na úvod vytvořit seznam
dokumentace, která je v rámci této přílohy předkládána. Tento seznam by měl tvořit
úvodní list přílohy a musí být podepsán žadatelem!
ad
6) Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci, včetně kompletní příslušné
projektové dokumentace - V závislosti na typu řízení relevantního dle
stavebního zákona obsahu daného projektu předkládá žadatel příslušný typ
dokumentace vydané nebo potvrzené stavebním úřadem. Platí pravidlo, že žadatel
dokládá „nejvyšší typ“ dokumentace, který má v době podání žádosti k dispozici.
Např.: pokud žadatel disponuje pravomocným stavebním povolením, nedokládá
územní rozhodnutí, ale pouze stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci
a k tomu příslušnou stavební projektovou dokumentaci a stavební položkový rozpočet.
Z tohoto důvodu je dobré si uvědomit, že čím vyšší typ stavební dokumentace a
vyjádření příslušného stavebního úřadu, tím větší šance na podporu projektu!
Proto máte možnost si vybrat z variant, pokud již máte stavební dokumentaci, včetně
stavebního povolení, předložte tyto dokumentu ihned spolu se žádostí. Pokud však
ještě čekáte na vydání povolení, či na nabytí právní moci u již vydaného
povolení, můžete předložit dokumentaci ke stavebnímu povolení, ale musíte k ní
doložit pouze územní rozhodnutí s nabytím právní moci. Případně použijte tu
poslední variantu, že předložíte pouze dokumentaci k územnímu řízení a platné
územní rozhodnutí s nabytím právní moci. Upozornění pro vás - předložená
rozhodnutí státního orgánu musí nabýt právní moci, což dle zákona trvá 15 dní.
Někdy právě to může být problém, když předložíte pouze vydané rozhodnutí bez
nabytí právní moci - jestliže tak učiníte v době podání žádosti, budete vyzvání
k doložení v rámci formálních kritérií. Jestliže jej nepředložíte do data určeného
k…
