Komentář zákona 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 1207

 Nahoru[Svolání shromáždění]

Shromáždění se musí konat nejméně jednou ročně. Stanovy společenství mohou určit i jinou frekvenci svolávání shromáždění, nejméně se však musí konat v zákonem předpokládané frekvenci, tedy jednou ročně.

Subjekty oprávněné ke svolání shromáždění

Právo svolat shromáždění mají za zákonem stanovených předpokladů následující osoby či orgány:

1. statutární orgán
2. vlastníci mající více než čtvrtinu hlasů na shromáždění
3. kontrolní orgán společenství, pokud byl zřízen
4. jednotlivý vlastník či vlastníci ve zvláštních případech

ad a) Statutární orgán (výbor nebo předseda společenství vlastníků)

Statutární orgán má právo svolat shromáždění kdykoliv, zejména by tak měl učinit v případech, kdy to vyžadují zájmy společenství.

Tak tomu bude v případech, kdy pro chod společenství bude důležité, aby bylo přijato jedno z rozhodnutí, které NOZ a stanovy svěřují do působnosti shromáždění. Příkladem takového rozhodnutí může být rozhodnutí o změně stanov, schválení druhu služeb a způsobu rozúčtování cen na jednotky apod.

Povinnost svolat shromáždění

Kromě volného uvážení ukládá NOZ statutárnímu orgánu společenství povinnost svolat shromáždění, nastane-li situace, se kterou NOZ povinnost ke svolání shromáždění spojuje. Ke svolání shromáždění tak musí dojít tehdy, pokud k tomu dají podnět nejméně dva vlastníci jednotek, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů. Tito kvalifikovaní vlastnici však musí v žádosti o svolání shromáždění navrhnout usnesení, které má být shromážděním schváleno nebo navrhnout body programu shromáždění a odůvodnit je.

Vnitřní organizace společenství je závislá zejména na vůli vlastníků. Vlastníci, tak mohou fakultativně zřídit i kontrolní orgán společenství. Kontrolní orgán je pak oprávněn dát podnět ke svolání shromáždění (§ 248). I tehdy vzniká statutárnímu orgánu povinnost shromáždění svolat.

Povinnost svolat shromáždění mohou ukládat i stanovy společenství pro jiné případy (např. v souvislosti s problémy s hospodařením společenství apod.).

Rozhodnutí výboru

Je-li statutárním orgánem výbor, musí být shromáždění svoláno na základě tomu odpovídajícího rozhodnutí výboru o shromáždění.

Výbor rozhoduje o svolání shromáždění většinově, pokud stanovy neurčí jiné kvórum hlasů. Pokud by nebyl tento postup dodržen a o svolání shromáždění by výbor nerozhodl, došlo by sice k porušení postupu ke svolání shromáždění, ovšem je otázkou, zda by bylo toto porušení takové intenzity, aby na jeho základě mohlo být usnesení přijaté takovým shromážděním prohlášeno za neplatné. Případné vady svolání lze totiž posuzovat pouze v rámci soudního přezkumu platnosti usnesení přijatých na shromáždění.

Ad b) vlastníci mající více než čtvrtinu hlasů na shromáždění

Pokud statutární orgán nesvolá shromáždění z podnětu alespoň dvou vlastníků disponujících více než čtvrtinou hlasů shromáždění, mají právo svolat shromáždění k zasedání sami tito vlastníci. Vlastníci svolají shromáždění na náklad společenství.

Zde je třeba zdůraznit, že zasedání shromáždění musí opravdu svolat ten, kdo podnět ke svolání shromáždění podal; není k tomu například oprávněn soud (obdobně Rozsudek Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 32 Odo 726/2003 ze dne 29. 3. 2004). Stanovy v tomto směru však mohou obsahovat i jinou právní úpravu a umožnit v takovém případě svolání shromáždění i jinému orgánu (např. kontrolní komisi).

Ad c) kontrolní orgán společenství, pokud byl zřízen

Pokud statutární orgán nesvolá shromáždění z podnětu kontrolního orgánu, má tento orgán právo svolat shromáždění k zasedání sám. Opět platí pouze v případě, že byl kontrolní orgán zřízen.

Ad d) jednotlivý vlastník či vlastníci ve zvláštních případech

Pokud by společenství nemělo statutární orgán, pak by zřejmě shromáždění mohli svolat i jednotliví vlastníci, a to v souladu s výkladovým pravidlem uvedeným v § 10. Není totiž možné připustit stav, že by shromáždění bylo nesvolatelné.

Způsob svolání shromáždění

Způsob, kterým se shromáždění svolává je obligatorním ustanovením stanov společenství. Každopádně se shromáždění svolává pozvánkou. Její podrobnější obsah by měly obsahovat stanovy.

Obsah pozvánky

Z pozvánky však musí být minimálně zřejmé (§ 249):

• - čas shromáždění
• - místo shromáždění
• - pořad shromáždění
• - uvedení osoby svolavatele
• - v případě náhradního shromáždění (§ 1210), musí být z pozvánky zřejmé, že se jedná o náhradní shromáždění
• - pokud nejsou k pozvánce připojeny podklady týkající se pořadu zasedání, musí být uvedena v pozvánce pravidla, kdy a jak se mohou vlastníci s těmito podklady seznámit

Místo a čas zasedání musí být určeno tak, aby co nejméně omezovaly možnost vlastníků se zasedání zúčastnit. Pokud není ve stanovách určen způsob svolání zasedání shromáždění, pak musí být svoláno nejméně 30 dnů před jeho konáním, a to pozvánkou doručenou na adresy vlastníků oznámené společenství v souladu s § 1177.

Lhůta pro zaslání pozvánky

Ze zákona vyplývá, že důležité pro zachování zmíněné třicetidenní lhůty je datum odeslání, nikoliv datum, kdy je pozvánka vlastníkovi doručena. Zákon rovněž nestanoví, zda se má jednat o dopis zaslaný obyčejně, doporučeně nebo jiným způsobem, například kurýrem. Způsob svolávání by měl být blíže upraven ve stanovách společenství, když tento údaj je obligatorní náležitostí stanov (§ 1200 odst. 2 písm. d) ). Obálka s pozvánkou nemusí být dokonce ani označena tak, že obsahuje pozvánku na zasedání shromáždění (Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 1. 8. 2007, sp. zn. 29 Odo 1233/2006).

Důležité je upozornit na to, že datum konání zasedání shromáždění se do třicetidenní lhůty nezapočítává - tudíž pokud se má zasedání konat např. 31.5, je třeba odeslat zásilky nejpozději 1.5 (k tomu např. Usnesení Nejvyššího soudu ze dne 21. dubna 2004, sp. zn. 29 Odo 783/2003). Termín pro zaslání pozvánky může být stanovami určen i jinak a může být určen i kratší (např. patnáctidenní).

Možnost vyslovit neplatnost usnesení shromáždění

Nedodržení postupu stanoveného stanovami nebo zákonem pro zasílání pozvánky může být důvodem pro vyslovení neplatnosti usnesení zasedání shromáždění (k tomu např. usnesení Nejvyššího soudu ze dne 26. 4. 2007, sp. zn. 28 Cdo 2026/2006). Stejně tak může dojít k vyslovení neplatnosti usnesení shromáždění v případech, kdy bude stanovami určen zřejmě nevhodný způsob pro svolání zasedání shromáždění, tedy takový způsob, který má za účel omezit informovanost některých vlastníků.

Ne každé nedodržení postupu při zasílání pozvánky však nutně musí vést k vyslovení neplatnosti usnesení shromáždění. Soud totiž neplatnost usnesení shromáždění nevysloví, “jestliže došlo k porušení právních předpisů či stanov, jehož důsledkem je pouze nepodstatné porušení práv osob oprávněných domáhat se vyslovení této neplatnosti nebo jiných osob, anebo jestliže porušení nemělo závažné právní následky“ (k tomu rozhodnutí Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 28 Cdo 4100/2007 a sp. zn. 28 Cdo 2773/2008). Blíže též komentář k § 258 a násl.

Stanovy mohou také určit, jakým způsobem bude nahrazeno zasílání pozvánky na adresu vlastníků podle výše uvedených pravidel; tento způsob však nesmí vlastníky bezdůvodně omezovat v možnostech účastnit se shromáždění. Zde záleží, jaká je struktura vlastníků. Je totiž důležité, aby se o konání shromáždění měli možnost dozvědět všichni vlastníci, a to bez vynaložení nepřiměřené námahy. Pokud tedy například budou vlastníci starší lidé, kteří nemají přístup na internet, nebude jistě vhodným způsobem doručování do osobní datové schránky. Naopak u vlastníků, kteří mají tyto datové schránky zřízeny, je možno takovýto postup zcela jednoznačně zvolit. Vhodným způsobem svolání shromáždění se může jevit vyvěšení informace na informativní vývěsce společenství v domě, vhozením do poštovní schránky apod.

Možnost vyslovit neplatnost usnesení shromáždění

Nedodržení postupu stanoveného stanovami nebo zákonem pro zasílání pozvánky může být důvodem pro vyslovení neplatnosti usnesení zasedání shromáždění (k tomu např. usnesení Nejvyššího soudu ze dne 26. 4. 2007, sp. zn. 28 Cdo 2026/2006). Stejně tak může dojít k vyslovení neplatnosti usnesení shromáždění v případech, kdy bude stanovami určen zřejmě nevhodný způsob pro svolání zasedání shromáždění, tedy takový způsob, který má za účel omezit informovanost některých vlastníků.

Ne každé nedodržení postupu při zasílání pozvánky však nutně musí vést k vyslovení neplatnosti usnesení shromáždění. Soud totiž neplatnost usnesení shromáždění nevysloví, “jestliže došlo k porušení právních předpisů či stanov, jehož důsledkem je pouze nepodstatné porušení práv osob oprávněných domáhat se vyslovení této neplatnosti nebo jiných osob, anebo jestliže porušení nemělo závažné právní následky“ (k tomu rozhodnutí Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 28 Cdo 4100/2007 a sp. zn. 28 Cdo 2773/2008). Blíže též komentář k § 258 a násl.

Pořad jednání

Pořad jednání je popisem jednotlivých skutečností, které budou na shromáždění projednávány. Obvykle se začíná posouzením usnášeníschopnosti shromáždění a druhým bodem je volba orgánů shromáždění (předsedy zasedání § 253 a případně dalších činovníků § 254). Pokud by však pozvánka neobsahovala bod týkající se posouzení usnášeníschopnosti a volby předsedy zasedání a popřípadě dalších činovníků, nemá tato skutečnost vliv na určitost takové pozvánky, neboť se jedná o rozhodnutí o procedurálních otázkách, které jako bod programu ani nemusí být uváděny (k tomu např. usnesení Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 29 Cdo 2340/2007 ze dne 24. 6. 2009).

Poté následují již jednotlivé body programu, k jejichž projednání bylo zasedání shromáždění svoláno, např. schválení řádné účetní závěrky, či volba členů volených orgánů. Názvy těchto bodů programu jednání v zásadě odpovídají jednotlivým prvkům působnosti shromáždění, jak jsou popsány v § 1208 a ve stanovách společenství. Program musí být vymezen dostatečně určitě, aby bylo alespoň v obecných rysech zřejmé, co bude předmětem projednání, aby se tak vlastníci mohli na shromáždění připravit. Nemusí však být vymezeny nikterak podrobně.

Změna pořadu jednání

Měnit program zasedání shromáždění na samotném zasedání podléhá pravidlům uvedeným v § 253 odst. 3. Není problém nějaký bod programu, který původně byl uveden na pozvánce, rozhodnutím shromáždění vypustit (pokud se nejedná o zasedání svolané z podnětu alespoň dvou vlastníků jednotek, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů). Naopak projednat záležitost, která nebyla zařazena na pořad zasedání v pozvánce, je možné jen za účasti a se souhlasem všech vlastníků oprávněných o této otázce hlasovat (viz. § 253 odst. 3).

Pokud by bylo shromáždění svoláno z podnětu alespoň dvou vlastníků jednotek, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů nebo kontrolního orgánu (k tomu blíže komentář k § 248), pak nemůže být pořad jednání modifikován bez souhlasu subjektu, který dal podnět ke svolání zasedání.

Zařazení bodu programu na žádost kvalifikovaných vlastníků

Pokud o to před rozesláním pozvánky na shromáždění požádají nejméně dva vlastníci jednotek, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů, musí statutární orgán na pořad shromáždění zařadit jimi určenou záležitost. Tito kvalifikovaní vlastníci musí zároveň navrhnout usnesení, které má být shromážděním schváleno nebo zařazení záležitosti na program odůvodnit.

Zápis ze zasedání

Statutární organ pořizuje ze zasedání shromáždění zápis. Účelem zápisu o zasedání shromáždění je věrné zachycení průběhu zasedání shromáždění a především věrné zachycení rozhodnutí vlastníků o jednotlivých bodech programu.

Orgánem odpovědným za vyhovení zápisu je primárně statutární orgán společenství. Pokud jej nemůže statutární orgán spolku vyhotovit (např. protože je nefunkční), je zápis povinen vyhotovit ten, kdo zasedání předsedal nebo ten, koho tím pověřilo shromáždění (zapisovatel).

Lhůta k vyhotovení zápisu

Orgán či osoba odpovědná za vyhotovení zápisu jsou povinny vyhotovit zápis ze zasedání shromáždění nejdéle do 30 dnů od ukončení zasedání shromáždění. Tato lhůta je lhůtou pořádkovou, a…