6.1
Forma vedení účetnictví
Ing. Božena Künzelová
Všichni žijeme v období překotného vývoje moderních technologií, neustále se zvyšují nároky na cenu, dostupnost, kvalitu a zejména jednoduchost služeb. Tomuto vývoji neunikly ani formy vedení účetnictví, elektronické vedení účetnictví se stále více těší větší oblíbenosti. V souladu se zákonem o účetnictví jsou doklady v listinné (papírové) podobě rovnocenné s elektronickými doklady.
Účetní jednotky vedou účetnictví jako soustavu účetních záznamů, proto každou skutečnost, která se týká vedení účetnictví, lze zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy, přičemž je možné při tom použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení.
Nejprve obecně k obsahu pojmu vedení účetnictví. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o účetnictví" nebo jen ZÚČ), stanoví, že účetní jednotky mají povinnost vést účetnictví v plném nebo zjednodušeném rozsahu; dále upravuje rozsah a způsob vedení účetnictví, nicméně podrobněji obsah pojmu vedení účetnictví nespecifikuje. Ve shodě s nařízením vlády č. 278/2008 Sb., o obsahových náplních jednotlivých živností, ve znění pozdějších předpisů, je "činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence" živnost vázaná (viz příloha č. 2 tohoto nařízení vlády). Ve zmíněné příloze č. 2 jsou uvedeny obsahové náplně živností vázaných. Obecně je předmětem obsahové náplně živností vázaných též poradenství věcně související s obsahem živnosti, není-li v jiném právním předpise stanoveno jinak.
Podle ustanovení § 5 odst. 1 ZÚČ může účetní jednotka, kterou jsou i společenství vlastníků jednotek (dále jen "společenství vlastníků") nebo bytová družstva, pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu. V souvislosti s tímto pověřením je nutné upozornit, že účetní jednotka se ovšem nezbavuje odpovědnosti za vedení účetnictví (viz ustanovení § 5 odst. 2 ZÚČ). Podle judikatury Nejvyššího soudu ČR zásadně může statutární orgán pověřit výkonem činností spadajících do jeho působnosti třetí osobu. Zpravidla k tomu pověření (tzv. vnější delegaci) dochází tehdy, jestliže členové statutárního orgánu nemají znalosti, dovednosti či schopnosti potřebné pro výkon některých z činností svěřených do jeho působnosti (např. rozhodování záležitostí vyžadujících odbornost či vedení účetnictví). Při výběru třetí osoby musí statutární orgán postupovat řádně, musí třetí osobu vybírat tak, jak by činila jiná rozumně pečlivá osoba (odpovědnost za výběr), musí vybrané osobě vymezit jasné zadání, poskytnout veškerou potřebnou součinnost, musí ji řídit (odpovědnost za zadání, vedení a součinnost) a konečně musí výkon delegované působnosti přiměřeně kontrolovat, a to nejen osobně, nýbrž i za pomoci řádně nastavených kontrolních mechanismů (odpovědnost za kontrolu).
Z uvedeného lze dovodit, že je vhodné, z důvodu zamezení možných budoucích neshod, ve smlouvě, jejímž obsahem je vedení účetnictví pro účetní jednotky společenství vlastníků nebo bytová družstva, věnovat velkou pozornost a přesně ve smlouvě specifikovat práva a povinnosti obou smluvních stran, a to také z úhlu pohledu obsahu pojmu vedení účetnictví (co vše je vlastně smluvní strana vedoucí účetnictví účetní jednotce povinna provádět).
Nyní se blíže zaměříme na pojem účetní záznam, jímž se rozumějí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Obsahem účetního záznamu se označuje informace obsažená v účetním záznamu; formou účetního záznamu je míněn konkrétní způsob zaznamenání této informace. Účetní záznam může mít formu listinnou, technickou nebo smíšenou s tím, že na všechny formy účetního záznamu se, ledaže zákon o účetnictví výslovně stanoví jinak, pohlíží stejně; obsah všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky, ať jsou provedeny v účetních záznamech v jakékoli ze tří uvedených forem. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví (Poznámka: v případě, že společenství vlastníků nebo bytové družstvo pověřilo vedením svého účetnictví smluvní třetí osobu, pak o formě vedení účetnictví, rozhoduje sama účetní jednotka, nikoli smluvní partner). Pro účely zákona o účetnictví se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace je definován jako forma účetního záznamu.
Pro účely zákona o účetnictví se považuje za formu
- - listinnou – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
- - technickou – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod odrážku výše, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
- - smíšenou – účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Při převodu účetního záznamu z jedné formy do jiné formy vzniká nový účetní záznam (např. účetní jednotka se rozhodne vést účetnictví pouze elektronicky a následně od svého smluvního partnera obdrží fakturu v listinné podobě, kterou musí převést z listinné formy do technické formy). Účetní jednotka je povinna zajistit, aby obsah účetního záznamu v nové formě byl shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění této povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka disponuje účetním záznamem v původní i nové formě a jejich obsah je shodný. Zákon o účetnictví umožňuje prokázat splnění uvedené povinnosti i jiným vhodným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Jestliže žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují, nezpochybní průkaznost převodu účetního záznamu, pak zákon o účetnictví nevyžaduje u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu, předložení účetního záznamu v původní formě. (Poznámka: tímto zvláštním právním předpisem je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který se nevztahuje na společenství vlastníků a bytová družstva.)
Účetní záznam v technické nebo smíšené formě musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Jestliže účetní jednotka není schopna tuto podmínku zajistit, pak se na ni vztahuje povinnost převést takové účetní záznamy do listinné formy, která odpovídá době jejich vyřízení, a opatří je náležitostmi originálu. Obdobně postupuje také při nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické, popřípadě smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících uznávaný elektronický podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o…
