7.9.6
Archivace a skartace dokumentů v bytovém družstvu a ve společenství vlastníků jednotek
Ing. Božena Künzelová
Doba úschovy dokladů a písemností v bytovém družstvu a ve společenství vlastníků jednotek je ovlivněna více právními předpisy.
NahoruZákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
NahoruDoba úschovy dokladů
Pro účely vedení účetnictví jsou účetní jednotky v souladu s § 31 ZÚČ povinny uschovávat účetní záznamy po dobu stanovenou zákonem. Účetní záznamy se uschovávají:
a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s účetními záznamy zvláštní právní předpisy.
Ve smyslu odstavce 3 tohoto paragrafu povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů přecházejí u účetních jednotek – právnických osob se sídlem na území České republiky v případě likvidace na likvidátora. Dle odstavce 4 výše uvedeného paragrafu v případech neuvedených v odstavci 3 tohoto paragrafu, je povinna účetní jednotka před svým zánikem zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.
Ustanovení § 31 odst. 3 ZÚČ jednoznačně určuje osobu odpovědnou za úschovu účetních záznamů po dobu stanovenou zákonem o účetnictví, a to likvidátora účetní jednotky. Pouze v případě neuvedeném v odstavci 3, který se nevztahuje na právnické osoby se sídlem na území České republiky, kterou bytové družstvo je, stanovuje účetní jednotce povinnost před svým zánikem o způsobu zajištění povinnosti úschovy účetních záznamů prokazatelně informovat státní archiv.
Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než pro účely vedení účetnictví, například pro účely sociálního zabezpečení a veřejného zdravotního pojištění, občanského soudního řízení, správního řízení, trestního řízení, daňového řízení apod., po uplynutí dob úschovy uvedených v zákoně o účetnictví postupují dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. I v případě použití účetních záznamů k těmto jiným účelům, všechna ustanovení zákona o účetnictví týkající se účetních záznamů platí obdobně. Jsou-li záruční nebo reklamační lhůty a řízení delší než lhůta stanovená pro účely zákona o účetnictví, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Vztahuje-li se účetní záznam k nezaplacené pohledávce či nesplněnému dluhu, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž dojde k zaplacení pohledávky nebo ke splnění dluhu.
Jako účetní záznamy lze použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů s tím, že tato použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou zákonem o účetnictví podle funkce, kterou plní při vedení účetnictví.
Způsob uschování dokladů jako účetních záznamů:
Zákon o účetnictví stanoví, že účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Pro účely zákona o účetnictví se považuje za formu:
a) listinnou účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný (úschova dokladů v písemné formě je jednak typická svými nároky na prostor určený k archivaci, jednak v současné době je problémem také zachování obsahu účetního dokladu po dobu stanovenou zákonem o účetnictví, a to zejména v případech, kdy je účetní doklad vytištěn na termopapíře či obdobném materiálu; v těchto případech se v praxi doporučuje pro zachování obsahu účetního dokladu tento účetní doklad oskenovat, případně okopírovat),
b) technickou účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
c) smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě, což má také účetní jednotka povinnost prokázat. Zároveň je účetní jednotka povinna na požádání umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jimi určených účetních záznamů v uvedené formě. Tyto povinnosti má účetní jednotka po dobu, po kterou je povinna vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví, tzn. účetní jednotka musí umožnit převod do formy, aby byl obsah čitelný, tj. musí disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením, které umožní provést převod účetních záznamů do příslušné formy (například odpovídající hardware i software).
NahoruDaňové předpisy
Z daňového hlediska je nutné vycházet zejména ze zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. Dle § 97 DŘ má daňový subjekt záznamní povinnost. Záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost, je daňový subjekt povinen uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k níž se vztahují.
Daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Lhůta pro stanovení daně počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení. Daňový řád definuje i výjimky z této obecné lhůty pro stanovení daně, a to případnou možností prodloužení, přerušení či obnovení běhu obecné lhůty pro stanovení daně (například byla-li před uplynutím lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn), čímž se prodlužuje i lhůta pro uschovávání daňových dokladů. Lhůta pro stanovení daně končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku, tj. ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v případě, že není povinnost podat řádné daňové tvrzení, dnem, v němž se daň stala splatnou.
Výše uvedené lhůty pro doměření či vyměření daně platí, pokud jiné zákony nestanoví jinak.
Zvláštní právní úprava, kdy je stanoveno jinak a tak dochází k prodloužení doby úschovy daňových dokladů, je obsažena v ustanovení § 38r zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, které mimo jiné prodlužuje lhůtu pro vyměření daně při uplatnění daňové ztráty jako položky odčitatelné od základu daně. Je-li možné uplatnit daňovou ztrátu nebo její část ve zdaňovacích obdobích následujících po zdaňovacím období, v němž daňová ztráta vznikla, jako položku odčitatelnou od základu daně, lhůta pro stanovení daně za zdaňovací období, v němž daňová ztráta vznikla, tak i pro všechna zdaňovací období, za která lze tuto daňovou ztrátu nebo její část uplatnit, končí současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, za které lze daňovou ztrátu nebo její část uplatnit.
Další speciální úprava pro uchovávání daňových dokladů je obsažena v § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Pro účely tohoto zákona je plátce povinen uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Od okamžiku vystavení daňového dokladu do konce doby stanovené pro jeho uchovávání musí plátce zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a jeho…
